כתבתם של: ניבה שור ושרית ליבנה אשכנזי, תוכן מקודם
Timetable: תפעול, תכנון וניהול כוח האדם
ניהול ותפעול כוח אדם בעידן הדיגיטלי הוא אתגר דינמי המלווה כל בית עסק החל משלבי הקמתו, ומחייב מערך ממוחשב, חכם ונגיש, שייעל את תהליכי העבודה ויביא לחיסכון בעלויות.
הצורך באוטומיזציה לתפעול וניהול כוח האדם גדל בשנים האחרונות, יותר ויותר ארגונים מנסים למקסם תפוקות, לייצר פלטפורמה ברורה ופשוטה מול העובדים וכל זאת בכמה שפחות מאמץ ועם כמה שפחות טעויות. דבר המביא לשיפור שביעות רצון העובדים וחוסך זמן וכסף.
תפעול, תכנון וניהול כוח האדם
לחברת Timetable יותר מ-10 שנות מחקר בליווי עסקים, התאמת פתרונות למגוון ארגונים, תשאול מנהלים ועובדים ויצירת מערכת מתוחכמת העונות על כל צרכי הארגון לניהול ותפעול מיטבי של המשאב החשוב ביותר – ההון האנושי. Timetable מיטיבה ללהטט בין צורכי הארגון, הסכמי עבודה, חוקים ואילוצים שונים עד לתכנון סידור עבודה מיטבי. בנוסף, היא מיידעת ומתזכרת את הגורמים השונים על משימותיהם ובהתאם להגדרות הארגון מתריעה על חריגות, ואף מונעת אותן.
כך למשל, אחת המערכות החכמות של Timetable יודעת לנבא בדיוק רב את צפי כוח אדם שיידרש על פי ניתוח פעילות העבר. לדוגמה, במוקדים טלפונים החיזוי למספר אנשים למשמרת מבוסס ברובו על כמות השיחות שצפויות להיכנס ביום ובזמן מסוים. המערכת יודעת לחשב כמות נציגים נדרשת לכל אינטרוול ובסופו של דבר גם לבנות ולשבץ סידור עבודה בהתאם, כך שכמות העובדים בכל רגע תהיה אופטימאלית לצרכי הארגון, תעמוד ברמות השירות הנדרשות מצד אחד ותמנע בזבוז בשעות עבודה מצד שני.
בנוסף, Timetable משלבת בתוך שיבוץ המשמרות, מספר מערכות משלימות, כגון מערכת ניהול הפסקות, העדרויות ואחשמייה. מדובר במערכות שפועלות בזמן אמת ומטרתן בין השאר לשמור ולהתריע שבכל זמן נתון במשמרת כמות הנציגים בפועל תואמת את הצפי. תהליכים אלו דורשים איסוף נתונים וחישובים, כמו גם עבודה ותיאום של גורמים שונים בארגון ואת כל זה מערכת Timetable חוסכת ומבצעת בפשטות.
לצד מערך ניהול העובדים, מספקת Timetable מענה לנושאים אדמיניסטרטיביים נוספים דוגמת ניהול חוקת עבודה ונוכחות, ניהול לקוחות, אירועים (Events), תכנון הסעות, הפסקות עבודה, תעוד אירועים חריגים, ניהול וטיפול ב"בלת"מים" בזמן אמת, ומערכת בקרה, אכיפה והתרעה הדואגת לסנכרון וסינרגיה בין המערכות השונות.
איך זה עובד?
תהליך העבודה עם Timetable ראשיתו בהיכרות יסודית עם הארגון, שיח מעמיק עם הנפשות הפועלות ואבחון הצרכים הייחודיים אותם נדרשת המערכת לספק.
הידע, החוקים והתהליכים מוטמעים והופכים להיות חלק מהזיכרון הארגוני במערכת.
כך הארגון מתיישר ומתייצב לאותן מתודולוגיות, התלות בזיכרון או ידע תפעולי של מנהל ספציפי יורדת והמערכת מאפשרת העברת מידע ושקיפות בין העובדים להנהלה.
בחברה מציינים מלאכת הניהול באמצעות Timetable פשוטה וקלה למשתמשים, בין אם מדובר בניהול אוטונומי בלחיצת כפתור של משמרות, שמירה על תקציב באופן חכם, ניהול ההון האנושי, תקשורת וסנכרון מתמיד בין עובדי הארגון והמערכות השונות. החברה מקפידה על למידת השווקים השונים להן היא מספקת שירותים, תוך התאמת המוצר למגמות הקיימות ולהתפתחות העבודה והשירותים הניתנים על ידי הלקוחות.
מחויבים למצוינות
מערכת Timetable נשענת על מודל SaaS. היא אינה מצריכה רכישה או התקנה של תוכנה, אלא מבוססת על מנוי חודשי או שנתי, כשלקוחות חדשים מקבלים חודש התנסות. בכך, מבטיחים בחברה שהלקוחות ייהנו מחוויית שירות אופטימלית ומשתלמת, תוך הקפדה על סטנדרט של מצוינות.
"אנחנו קודם כל אנשי שירות והלקוח במרכז. המודל הזה גם מחייב אותנו לשמור על הסטנדרטים הכי גבוהים של שירות, שוב ושוב להוכיח ולהמציא את עצמנו מחדש עבור לקוחותינו ולפתח מוצרים חכמים ומובילי שווקים שבאמת חוסכים כסף ומייעלים את הארגון", מסבירים בחברה.
