כתבתו של: לידור יעקב, תוכן מקודם
Timetable – ניהול משמרות ככלי לניהול חכם ויעיל של המשאב האנושי בארגון
Timetable הינה הרבה מעבר למערכת לניהול משמרות. החברה, שהחלה את דרכה לפני עשור, פיתחה בתחילת דרכה מענה לצורך בניהול סידור העובדים ולאחר מכן נוספו למערכת מגוון כלים נוספים לניהול חכם ויעיל יותר של כוח האדם בארגונים. על לקוחות החברה נמנים כיום עסקים בתחומי המסעדנות, שירות טלפוני, רשויות, מפעלים, רשתות שיווק, חברות קמעונאיות וחברות הייטק.
מערכת אינטגרטיבית וגמישה
Timetable הינה מערכת אינטגרטיבית המחברת בין ניהול סידור העבודה, שעון הנוכחות והיבטים נוספים בניהול עובדים. הדבר מהוה יתרון עצום ומאפשר הסקת מסקנות מהצלבת הנתונים הנאגרים במערכת. כך לדוגמא, תכנון נכון של סידור העבודה ימנע חריגה של הארגון מחוקי ההעסקה, וכן בעת החתמת כרטיס נוכחות, ניתן לבצע בדיקה במערכת עד כמה העובד עומד בסידור העבודה שנקבע עבורו. אינטגרציה בין נוכחות העובדים לסידור העבודה מאפשרת גם הסקת מסקנות על התנהגויות העובדים וזיהוי מגמות – מיהם העובדים שאיחרו או הקדימו למשמרת ובאיזו תכיפות, כמה פעמים העובד דיווח על מחלה, האם חל שינוי בתפוקה או בהתנהלות שלו בעבודה אל מול חודשים קודמים ועוד.
למערכת יש יכולת התאמה גבוהה מאוד לצרכי הארגון. "פיתחנו מערכת גמישה ומודולרית, המאפשרת להציע פתרונות שונים לעסקים שונים", אומר רז דרורי, מנכ"ל Timetable. כך, הארגון יכול לקבוע במערכת את אורך המשמרות, סוגי התפקידים וכמות העובדים הנדרשים בכל משמרת, מיקום המשמרת (במשרד, בשטח או מהבית) וחוקיות נוספת כדוגמת זמן המנוחה בין משמרות, האם ניתן לעבוד במשמרות כפולות ועוד. המערכת מתממשקת עם מערכות שכר, מערכות ניהול משאבי אנוש, פתרונות BI, ובכך מאפשרת לארגונים קבלת תמונת מצב רחבה.
שיפור שביעות הרצון של העובדים והתקשורת הפנים ארגונית
Timetable לוקחת בחשבון את בקשות העובדים וצרכי הארגון, ומייצרת סידור עבודה אוטומטי אידיאלי, הלוקח בחשבון גם את חוקי ההעסקה, חוקי הארגון, בקשות מזדמנות של העובדים לחופשים והחלפות, ודרישות הארגון המשתנות כל העת. בכל מצב שצץ אילוץ, בין אם מצד העובד או הארגון, המערכת תבחר באפשרות הטובה ביותר לסידור העבודה, המתחשבת ככל הניתן בצרכים השונים. המערכת מאפשרת לשמור על "צדק" בין העובדים – על ידי וידוא חלוקה שוויונית של כמות המשמרות בין העובדים וקביעת 'סבב חכם' המבצע לדוגמה רוטציה במשמרות בסופי שבוע.
כמו כן, Timetable מסייעת בשיפור התקשורת הפנים ארגונית. "לא פעם אנחנו נתקלים בקשיים של ארגונים הפועלים במודל משמרות לעדכן את עובדיהם במידע חשוב, בין אם מדובר במידע חוצה ארגון או בעדכון נקודתי לעובדי משמרת ספציפית", אומר רז. המערכת מאפשרת העברת נהלים לעובדים לצורך יישור קו, וכן שליחת עדכונים למשמרת ספציפית, המכילה בה מטלות או נושאים הדורשים טיפול.
תגמול עובדים יחסי
ישנם עסקים בהם עובדים מתפקדים במספר כובעים (לדוגמא מארחת יכולה לעבוד גם כמלצרית), כאשר בכל תפקיד אותו עובד מקבל תגמול שונה. מערכת Timetable מאפשרת תכנון של הסידור עבודה תוך ציון תפקידו של העובד בכל משמרת, והמערכת יודעת בכל יום באיזה תפקיד הוא עובד ובאילו שעות וזה חוסך זמן ומשאבים במעקב אחר הנושא.
כלי להסקת מסקנות על העובדים
ניתן להפיק במערכת דוח"ות לפי מגוון פילוחים וללמוד על התנהגות העובדים – מי מוסיף אילוצים רבים למשמרות, כמה פעמים עובד ביקש לבצע החלפה, מי מהעובדים הינו בעל התפוקה הגבוהה ביותר ועוד.
