כתבתו של: גיא ורדימון, בשיתוף Timetable
מה משותף לאחראי משמרת במסעדה, מנהל מפעל עם 500 עובדים, מנהלת משאבי אנוש בחברת היי-טק, או מנהל תפעול של אלפי עובדים? כולם חולקים את אותו האתגר: שיבוץ משמרות אופטימלי, המכבד את רצון העובדים ובו זמנית עונה על צרכי הארגון.
ניהול עובדים נועד, בראש ובראשונה, להגדיל את התפוקה. בהיעדר טכנולוגיה תומכת, הוא מהווה קרקע פורייה לטעויות אנוש שבמקרה הטוב מבזבזות זמן, ובמקרים אחרים פוגעות במוניטין של החברה או בית העסק ולא פעם עולות כסף. ואולם, כאשר שיבוץ העובדים מיושם כהלכה, ניתן לשמור על רווחתם, שביעות רצונם ולהגביר את תפוקה. לזאת יש להוסיף את העובדה כי ארגונים שאינם מיישרים קו עם האבולוציה התעשייתית – מתקשים לשרוד, כמו למשל ארגון ללא חיבור לאינטרנט. בעולם העבודה החדש, הצורך באוטומציות ניהוליות הפך כבר מזמן לחלק מהותי באסטרטגיה של כל ארגון, כולל מערכת חכמה לניהול סידור משמרות ונוכחות.
להפיק את המקסימום
Timetable היא תוכנה אינטרנטית חדשנית וגמישה לניהול כח אדם, המיועדת לארגונים קטנים וגדולים שמעסיקים עובדים במשמרות. התוכנה מציעה מגוון כלים לניהול חכם של סידור עבודה ונוכחות. בכך, לקוחות החברה נהנים מיכולות חזקות ומקיפות המספקות מענה מדויק, מונעות טעויות ותומכות בשיטות עבודה שונות. לראייה, Timetable מציגים את רשימת הארגונים המשתמשים במערכת, הכוללת בתי חולים, מוקדים טלפונים, רשויות, שוק קמעונאי, מפעלים, מסעדות וחברות היי-טק. לדבריהם, אין תקרה במספר העובדים שהמערכת מסוגלת לנהל והיא תומכת בעברית, אנגלית, רוסית, ערבית וספרדית. כל זאת, כאשר כל הגורמים הרלוונטיים בארגון – עובדי המשמרת, מנהלי סידור העבודה, קבלני משנה וחברי הנהלה – פועלים על אותו ממשק (בהתאם להרשאות), הנגיש 24/7 באתר או באפליקציה. "בכך היא מובילה לשיפור התקשורת הארגונית, חיסכון במשאבים, האצת תהליכים ומיצוי התפוקה מההון החשוב ביותר: כוח האדם".
מתוכנת כפפה - לפלטפורמה חוצה עסקים
המייסדים של Timetable, רז דרורי ואורן לוין, הם אנשי היי-טק שסיפורם, לפחות בתחילתו, דומה לזה של החברות הגדולות בעולם שמרביתנו מכירים. הם נפגשו על רקע מקצועי, בזמן שעבדו על מספר מוצרים. אחד מהם היה "תוכנת כפפה לסידור עבודה ומשמרות שפותחה עבור מסעדה ידועה", מספר רז.
לאחר שהתברר להם שהתוכנה עשויה לתת מענה לקהל הרבה יותר רחב, הם החליטו להעלות הילוך ופיתחו פלטפורמה מקיפה יותר, כמענה לארגונים מעולמות תוכן שונים. הפיתוח הראשוני ערך יותר משנה, וב-2009 התוכנה הבשילה ויצאה לשוק. "עם תחילת העבודה על Timetable הבנו שהבסיס חייב להיות פלטפורמה רחבה, בעלת יכולות מתאימות להרבה סוגי לקוחות ומגוון שווקים", אומר רז. "במהלך 12 שנה בתחום התוכנה שוכללה ושודרגה, כך שכיום כל מי שנכנס למערכת – החל ממסעדה, דרך מוקד טלפוני ועד ארגון חוצה עולם – מקבל חוויית השימוש המותאמת אליו לחלוטין. כשלקוח צריך או רוצה משהו ספציפי, אנחנו מוסיפים ומשנים בהתאם".
רז ואורן מוספים כי ברגע שכוח האדם בארגון מנוהל כראוי, הדבר משפיע על כל ההיבטים. כך, לדוגמה, המורכבות הייחודית של עולם המוקדים הטלפונים. בתחום זה מנסים לצפות את מספר השיחות שיקבלו הנציגים בכל שעה, ועל פי ההערכות לגבש את סידור המשמרות. זאת, תוך התחשבות בתקציב, רמת השירות וצורכי הארגון והעובדים. "בעבר סידור העבודה נעשה לאחר שעות של איסוף מידע, חישובים ועבודה סיזיפית של אנליסטים ומנהלים, שעסוקים לרוב בכיבוי שריפות וללא המידע הנדרש לקבלת החלטות מושכלות", אומרים השניים.
איך Timetable פותרת את האתגר הזה?
"בעזרת אלגוריתם חכם אשר חוזה את כמות השיחות, ומתכנן את כמות הנציגים האופטימאלית בהתאם לרמת השירות והתקציב הרצויים. עם תכנון נכון, כל שנשאר למנהל זה להיות בבקרה על ביצוע התכנון והיעדים, כאשר המערכת תתריע בפניו בכל בעיה בזמן אמת, כמו איחורים וחיסורים, ותמליץ על פתרונות".
בנוסף, הפלטפורמה מאפשרת לחולל דוחות לנתח ולעבד נתונים וסטטיסטיקות, הן לטובת ממשקים למערכות אחרות כמו ייצוא לשכר ומשאבי אנוש, והן לטובת למידה, משוב והתייעלות. "והכול באופן חכם, יעיל ופשוט להפליא", הם מציינים.
"קבלת החלטות נכונות בזמן אמת"
"גם העובדים רוצים וצריכים את התוכנה"
לדברי השניים, יתרון נוסף של הפלטפורמה של Timetable הוא בכך שהיא מגבירה את השקיפות הארגונית, כאשר מנהלים יכולים להציג לעובדים נתונים כמו כמה משמרות במהלך סוף השבוע עשו לעומת חבריהם, מדוע נבחרו למשמרת מסוימת ולהסביר במידת הצורך מדוע שובצו כפי ששובצו. "הדבר מפחית תחושות קיפוח, תסכול, קנאה – ומגביר שיתוף פעולה", הם מסבירים. "סידור העבודה במערכת נגיש מכל מקום ומתעדכן מיידית בשינויים. העובד יכול לראות בקלות את היסטורית המשמרות שלו, שיבוצים עתידיים ואת הנוכחות שלו – בהתאם להגדרות הארגון. בנוסף, העובדים נהנים מאפשרת לבקש חופשים ומגוון החלפות בלחיצת כפתור ולכן גם הם רוצים וצריכים את זה".
הם מוספים כי היא גם עוזרת לפנות לעובד עם הסיכוי הטוב לביצוע ההחלפה, בהתאמה כמובן לצורכי ההנהלה והמקום. המערכת אקטיבית, בהתאם להגדרות המשתמש, דואגת לתזכורות לעובדים בנוגע למשמרות ולנוכחות, מתריעה על שינויים ועל פניות הדורשות את התייחסותו.
מוצר טכנולוגי, שירות אנושי
עם רכישת המערכת מתקיים הליך היכרות קצר, לאחריו מוטמעים הכלים המתאימים לצרכי הלקוח. "כל לקוח הוא מיוחד", אומר רז. "לכן הכול נעשה בשלבים, כשצוות Timetable אחראי על הפן הטכני, מספק ליווי אישי ומלמד כיצד להשתמש במערכת. הדבר מקבל חשיבות יתרה במסגרת עידן העבודה החדש שיצר תהליכי עבודה דינמיים ואתגרי אבטחה הולכים וגוברים. לכן, לא פעם מתבצעות התאמות ספציפיות לארגון שעבר למתכונת עבודה מרחוק. לא פעם אנחנו מקבלים גם בקשות לא שגרתיות, כמו למשל לקוח שביקש לדעת כמה מהעובדים צמחונים, טבעונים או אוכלי בשר, כדי לדעת איזה מנות להזמין לכל משמרת, וכמה מכל סוג. סיפקנו פתרון שנבע מגמישות המערכת וזה חסך ללקוח עלויות".
