ניהול סידור עבודה ושיבוץ משמרות יכול להיות עניין מסובך וצורך זמן. למרבה המזל, עם הדור החדש של תוכנות שיבוץ משמרות, אתה יכול לקבל את כל הכלים שאתה צריך בכדי לסדר את משמרות העובדים שלך בצורה קלה, מהירה ויעילה בלי ניירת ופיתקונים בלי מרדף אחרי עובדים ובלי טלפונים מיותרים. 

איזו תוכנת שיבוץ משמרות מתאימה לך תלוי בצרכים הספציפיים של הארגון שלך. הנה מעט דוגמאות לשאלות שתוכנה צריכה לתת מענה עליהן:

·         מה המספר עובדים המקסימאלי שהתוכנה יכולה להתמודד איתה?

·         האם היא יכולה לדוגמא לנהל עובדים המועסקים לסירוגין במחלקות שונות? בסניפים שונים? במשמרות מסוגים שונים?

·         האם שיבוץ העובדים במשמרות מותאם למדיניות המקום?

·         האם ניתן ביטוי מלא לחוזה האישי של הארגון מול כל עובד ועובד?

·         האם באפשרותך להגדיר מדיניות נתינת בקשות?

ישנן כמובן עוד אלפי צרכים המשתנים בין מקום למקום.

מבולבל? בוא נעשה קצת סדר.

יש שני דברים חשובים שכדי לקחת בחשבון בבחירת תוכנה. עד כמה היא חכמה ועד כמה היא קלה לשימוש.

ישנן בשוק הרבה תוכנות שמצריכות ממך לבצע ולתחזק עשרות הגדרות והתקנות בכדי שיוכלו לספק תוצאות שיבוץ אוטומאטי טובות. ישנן גם הרבה תוכנות שקלות מאוד לשימוש אך אתה עלול למצוא עצמך עושה את רוב עבודת השיבוץ בצורה ידנית. תוכנת סידור משמרות צריכה להכיל שילוב מנצח של אלגוריתם חכם, מערכת הגדרות המגלמת את הצרכים שלך ולא פחות חשוב, נוחה וידידותית למשתמש. בדרך כלל ניהול הסידור הוא רק אחד מהרבה דברים בהם מתעסק מנהל הסידור ולכן על התוכנה לחסוך לך זמן ומאמץ ולאפשר לך להתמקד בתחומים אחרים של העבודה שלך.

עליך לקחת בחשבון את יכולות הצגת הנתונים של התוכנה. התוכנות הטובות ביותר מציעות מגוון רחב של דוחות ותצוגות. על התוכנה לספק לך את הנתונים שאתה צריך בצורה ברורה ומיידית על מנת שתוכל לקבל החלטות אפקטיביות במהירות. על דוחות אלו לכלול סיכומים בחתכים שונים ובזמנים שונים (יומי, שבועי, חודשי או תקופתי).

מה עוד לחפש בתוכנה לסידור עבודה/שיבוץ משמרות?

תוכנת סידור משמרות טובה גורמת לתהליכים כגון יצירה, שינוי והצגת לוחות סידור עבודה לעניין של שניות. התוכנות הטובות ביותר מציעות גם תצוגות גמישות, מאפיינים ומגוון כלים כדי לעזור למנהלים לקבל החלטות שיבוץ איכותיות. להלן קריטריונים להערכתתוכנה לסידור עבודה:

רשימת מאפיינים ותכונות
 

·         סידור אוטומטי – סידור אוטומטי חייב להיות חכם, גמיש, מהיר והכי חשוב, אמיתי. אם התוכנה עושה רק 70% מהעבודה ולא מתחשבת בכל השיקולים שאתה כמנהל מפעיל בשביל לשבץ הרי שעבודתך כמנהל סידור לא באמת נעשתה ולפעמים קשה יותר לתקן סידור שכזה מאשר לעשות חדש בעצמך.

·         תמיכה בריבוי מקומות, מחלקות, תפקידים, הסמכות ויכולות.

·         נגישות התוכנה – על התוכנה לאפשר לעובדים לתת בקשות ולצפות בסידור העבודה מכל מקום באמצעות האינטרנט. היום, במקום לחייב את המנהל לעבוד ממחשב עליו מותקנת התוכנה, תוכנות מובילות מאפשרות למנהל לנהל את סידור העבודה דרך ממשק אינטרנטי. על אלו להעניק ממשק נוח ומתקדם בדומה לתוכנה שולחנית. ישנן גם תוכנות התומכות בטלפונים סלולרים שונים, כך שתוכל להשאר מעודכן גם כאשר אתה מחוץ למשרד או מקום העבודה.

·         ניהול המידע וההגדרות של העובדים.

·         יכולות יצוא והדפסה של סידורהעבודה ודוחות בפילוחים שונים.

·         גיבוי נתונים וגישה נוחה להיסטוריה.

·         הגנה באמצעות סיסמה

·         הגדרת היקף עבודה, יכולות והגבלות של כל עובד ועובד בנפרד.

כלים 
התוכנה אמורה גם להציע כלים ליצירת הסידור, כגון:

·         הגדרות וחוקים המבטאים בצורה מדוייקת את צרכי הארגון שלך.

·         יצירת תבנית סידור גמישה אותה ניתן לשנות בקלות לפי הצרכים של הארגון בכל זמן וזמן.

·         קביעת מדיניות נתינת בקשות.

·         שימוש בקידוד משמרות לפי צבע.

·         מערכת התראות בזמן אמת במקרים של קונפליקטים.

·         קלות שימוש / התקנה - תוכנת סידור משמרות טובה צריכה להיות פשוטה ללמידה ולשימוש.

·         הפצה נוחה ומהירה של סידור העבודה

·         סינכרון מנהלים שעובדים במקבילעל אותו לוח

יכולות דיווח
תוכנות שיבוץ עובדים שימושיות מעניקות אופציות דיווח שונות, כגון:

·         הצגת / הדפסת לוחות יומית, שבועית וחודשית.

·         דוח משמרות משובצות / לא משובצות

·         הצגת בקשות העובדים

·         צפי שכר.

·         החלפת עובדים מקוונת.

תוכנות סידור עבודה צריכות להטען במהירות, להציע התקנה ותחילת עבודה מהירה, במקרה של תוכנה מקוונת, אין צורך בהתקנה אך עליה לספק נגישות, חוויה שולחנית ואבטחת מידע גבוהה (אף אחד לא אוהב שהעבודה שלו לא נשמרת והולכת לאיבוד).

לבסוף, כל תוכנה מגיעה עם ספק שירות מאחורייה. מומלץ לבדוק מה ספק השירות נותן:

·         תמיכה – האם התמיכה היא בדוא"ל או טלפונית? האם היא בשעות מסויימות או 24/7?

·         תקופת התנסות – האם מציעים לך תקופת התנסות ללא תשלום כדי שתוכל לראות אם הפיתרון מתאים לך? האם אתה נהנה מכל היכולות של התוכנה והתמיכה של ספק השירות במהלך תקופה זו? יש חברות אשר דורשות כסף עבור התקנה והדרכה ראשונית ויש אשר יתנו שירות זהה במסגרת החודש התנסות ללא תשלום.

·         התחייבות – האם נדרשת התחייבות מצדך?

·         פייצ'רים – כולם עובדים על כלים חדשים, תוספות וגרסאות משופרות. שווה לשאול האם התוכנה כוללת עידכונים אוטומטים או שמא בתוספת תשלום.

תוכנה לסידור עבודה צריכה לשפר את יעילות המנהל, לחסוך בזמן וכסף לארגון ולהעלות את שביעות הרצון של העובדים וההנהלה כאחד.

אז קדימה, הגיע הזמן לעשות סדר.